金森弁護士の法律相談所
株主総会のＩＴ化って？

株主総会のＩＴ化が出来るようになったといわれていますが、具体的にどういうことでしょうか。

招集通知の電子化について

株主総会を開催する際は、株主に対して招集通知を行うことが必要ですが、平成１３年の商法改正により招集通知の電子化が認められました。これは、書面の印刷、封入れ、郵便費用等の事務コストの軽減や管理の一元化などのメリットを考慮してのものです。また、株主の側もメールで通知を受けた方が簡易という場合も多いから、という理由もあります。

ただし、招集通知の電子化を行うには株主の承諾を得る必要があります。案内の方法としては、広告やウェブサイトへの掲載、個別の通知等があります。しかし、承諾しない株主については、別途書面を用意しなければならないので、承諾しない株主が続出した場合にはコスト削減にならず、管理コストが二重になる可能性もあります。したがって、招集通知の電子化を行う場合には、株主の意向を正確に把握する必要があります。

株主総会での議決権行使について

招集通知の電子化に承諾をした株主が株主総会に出席せず、電磁的方法（電子メール、ホームページへの書き込み、フロッピーディスクやCD-ROM等の利用）による議決権の行使を求めた場合、正当な理由がない限りそれを認めなければなりません。

電子投票を採用した会社は、招集通知にその旨を記載・記録し、議決権行使について参考となる書類を交付する、もしくは、その情報を電磁的方法により提供しなければなりません。さらに、招集通知の電子化に承諾した株主や、株主総会の会日の１週間前にまでに請求した株主に対しては、議決権行使書の内容となる事項を電磁的方法により提供する必要があります。これは株主総会に出席しなくとも議決権行使の前提となる必要な情報を入手できるようにするためです。

電子投票を行おうとする株主は、議決権行使書の内容たる事項を記録した電磁的記録に必要な情報を記録し、これを会日の前日までに電磁的方法によって会社に提供することによって議決権を行使します。多くの場合は、株主に提供された招集通知、あるいは議決権行使書に記載された議決権行使用のウエブサイトにアクセスし、議決権行使ＩＤ及びパスワードを入れて、サイトを通じて議決権を行使する方法が採用されています。 　　

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金森将也
つばさ総合法律事務所所長

上智大学法学部法律学科在学中に司法試験合格し、2003年4月、25歳の若さで「つばさ総合法律事務所」を設立。M＆Aを含む企業法務案件を多く手がける。
出演経歴：日本テレビ「行列の出来る法律相談所」若手弁護士特集・メ～テレ「どですか」にレギュラー出演。

HPはこちら：http://www.tsubasa-act.com/